Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота предприятия

Управление договорами Проблема Работа с договорами является неотъемлемой частью деятельности компании, от качества и скорости этой работы зависит эффективность многих процессов в организации, но на каждом этапе работы с договором существуют свои риски и проблемы. Высокий процент не типовых договоров в организации на этапе создания документа требует привлечения высокооплачиваемых сотрудников для решения рядовых задач, а также влечет за собой неоправданно длинный цикл согласования документа большим кругом лиц. Из-за отсутствия четкого регламента согласования и подписания договоров, а также дополнительных соглашений и приложений к ним, серьезно замедляется и усложняется работа компании, что влечет задержки по оплатам или денежные потери, связанные с тем, что невозможно предоставить полный комплект документов для проверяющих органов или в суд. Сравнение уже подписанного контрагентом договора занимает длительное время и при этом остаются риски проглядеть ошибку или несогласованное изменение в результате человеческого фактора, возможно подписание не последней версии договора, что также влечет за собой финансовые и репутационные потери. Задача Для повышения скорости создания и согласования договоров с минимизацией рисков допустить ошибку или намеренное изменение в договоре необходимо: Повысить количество типовых договоров за счет удобной генерации документов на основе многовариантных шаблонов, что позволит быстро и правильно создавать договора рядовым сотрудникам. Контролировать этапы согласования и исполнение поручений по договорам, что позволит придерживаться регламентных сроков и управлять просрочками. Обеспечить возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись, что позволит избавиться от ошибок в договорах и сократить издержки, пени и штрафы по договорам. Создать единое информационное пространство для учета, регистрации, согласования, хранения и утверждения договоров, дополнительных соглашений и иных связанных документов, что позволит сотрудникам формировать базу знаний и в полной мере соответствовать стандартам работы с документами в компании. Реализовать возможность быстрого поиска договоров и связанных с ними документов, для возможности быстро собрать пакет необходимых документов для проверки или суда.

Роль ЕСМ-систем в управлении договорами

Управление бизнес-процессами версии с 3. Электронный документооборот версии с 3. Он содержит набор типов договорных документов — входящий договор, исходящий договор, дополнительное соглашение, акт и другие типы, которые помогут быстро сформировать структуру договоров в организации. Они используются для удобства хранения и последующего поиска документов согласно этапам работы по договорам.

Процессы взаимосвязаны, один может вытекать из другого процесса или являться его составной частью. С их помощью менеджеры отделов продаж или снабжения смогут оперативно сформировать договор или сразу комплект договорных документов в системе и отправить их по процессу согласования.

Статья о том, как построить процесс работы с договорами клиентов." Процессы Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям".

Написана по мотивам наших автоматизаций - постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса. Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами: Заключили договор не по шаблонному тексту Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования И далее в этом ключе.

Заключение договора с клиентом — процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом. Согласование договора кажется максимально простым. Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом. Зачем тут заумные бизнес-процессы?

Начинаются переписки, пересылки форм, правки. Что обычно нам важно в согласовании договора. Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто — менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя.

Управление договорами — на стыке интересов и технологий Автор: Управление договорами привлекает всеобщее внимание, потому что эффективное решение этой задачи может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат — в отличие, скажем, от абстрактных требований автоматизации всего документооборота. Интерес к управлению договорами вызван по крайней мере двумя причинами.

Первая — собственно бизнес состоит из заключения и исполнения договоров, да и не только бизнес, а вся хозяйственная деятельность вообще, в том числе и закупки для государственных нужд.

AvisDocs - Договора. Управление договорами – это модуль системы позволяет систематизировать бизнес-процесс управления договорами в.

Ускоряем согласование в разы Часто на согласование какой-то мелочи уходит больше времени, чем на исполнение. СБИС организует электронный документооборот без бюрократии. Сотрудник отправляет документ по готовому маршруту, а СБИС сам передает его по согласователям и следит за сроками. Выстраиваем процессы от начала и до конца Согласование - только часть процесса. На практике он всегда шире.

Согласование поездки - только начало. Потом надо получить деньги в подотчет; оформить командировочные; вернувшись, сделать и согласовать авансовый, а в конце вернуть остаток денег. СБИС, в отличие от других систем, охватывает процессы полностью. СБИС делает для вас процессы понятными - показывая инструкцию, и контролируемыми - связывая все документы через электронный документооборот.

Настройка процессов без программирования В СБИС уже настроены типовые бизнес-процессы - заявки на оплату, приказы, договоры и т. Укажите этапы, свяжите их переходами и назначьте исполнителей - все делается без программирования, мышкой в наглядном редакторе.

Программные продукты и услуги

Повышение ИТ-квалификации для сотрудников предприятий Согласование договоров Корпоративная система управления договорами КСУД является частным и наиболее показательным решением в области автоматизации документооборота на предприятиях. КСУД позволяет автоматизировать все процессы, связанные с договорной деятельностью — как в части обеспечения структурированного хранения договоров, так и в части организации совместной работы по их согласованию и контролю за исполнением: Руководители предприятий Руководители юридических подразделений Службы документационного обеспечения Непосредственными пользователями являются значительное количество сотрудников предприятия, так как к договорной компании и смежным процессам причастны как коммерческие реализация , так и производственные подразделения закупки.

Помимо прямых ответственных исполнителей, в договорные процессы косвенно вовлечены и планово-экономические, и финансовые службы предприятий, руководители дивизионов в холдинговых структурах, участвующие в бюджетном процессе, службы экономической безопасности. Основные выгоды и преимущества для бизнеса Все преимущества внедрения системы КСУД для бизнеса основаны на организации единого систематизированного архива договоров и единого подхода к организации обращения документов в компании, связанных с договорной деятельностью.

В рамках автоматизации бизнес-процессов договорной деятельности в Для дополнительного контроля договоров в рамках модуля «Управление.

Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора — от черновика. Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации. Обработка договоров любых типов, в т. Базовые понятия — документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками. Слабая поддержка стадий исполнения договора платежи, логистика, работы. Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует.

На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота , и системы управления ресурсами предприятия , . А строить отдельную систему исключительно для управления договорами не представляется разумным, так как она будет дублировать ряд функций других систем. Например, функции управления финансово-учетной информацией есть в .

Но далеко не все сотрудники имеют к ней доступ. Да и едва ли это было бы разумно с финансовой стороны.

Согласование договоров с электронной подписью в 1С:Документооборот

Станислав Макаров, независимый аналитик г. Проблема управления договорами привлекает всеобщее внимание, потому что ее эффективное решение может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат, в отличие, скажем, от абстрактных требований по автоматизации всего документооборота. Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений.

В работу с договорами вовлечены многие подразделения организации, начиная от инициатора договора и обязательно включая юристов, экономистов, плановиков, финансистов, службу безопасности, логистиков, производственные подразделения и другие службы.

В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и но в то же время и обеспечивать “сквозной” бизнес-процесс .

В условиях современной экономики необходимость автоматизация процессов управления документами на предприятии сейчас уже ни у кого не вызывает сомнения. В то же время, на рынке достаточно широко представлены промышленные системы управления документами, использование которых позволило бы обеспечить необходимую функциональность с учетом национальной специфики. Ясно, что в таком случае, для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия потребуется интеграция двух систем.

Однако данное решение сопряжено с определенными трудностями: Выбор оптимального пути определяется в конечном итоге конкретными условиями и задачами заказчика. Альтернативный подход при решении задачи управления договорами в рамках -системы.

Управление договорами — на стыке интересов и технологий

Внутреннее регулирование бизнес-процессов по управлению долгами: Ричард Карлсон Можно профессионально и идеально править каждый договор, поступающий в организацию, но вскоре станет понятно, что на это тратится много времени и часть правок переносится из одного договора в другой. Следующим шагом может быть создание типового договора или подготовка разъяснений для профильных подразделений: В итоге появится положение о договорной работе, которое урегулирует все спорные вопросы и опосредует бизнес-процесс договорной работы с большой степенью эффективности.

Другой пример - постоянные звонки и консультации по телефону мешают сотруднику эффективно выполнять более приоритетную работу, однако жизненно необходимы для тех, кому понадобилась такая консультация. Вариантом решения такой проблемы является введение"дежурной аптеки", то есть установления графика"дежурств", например, менеджеров по клиентам, которые отвечают на все звонки и дают все устные консультации.

Бизнес-процессы тормозятся из-за документооборота Управление договорами; Хранение документов; Регистрация документов; Возможности.

Проектирование СМК и подготовку к сертификации; Внедрение проектного управления. Программные продукты, внедрение которых мы осуществляем, позволяют нашим клиентам шагать в ногу с современными мировыми тенденциями в области управления, - настоящие надежные помощники на службе эффективного бизнеса: С помощью системы бюджетирования и управления финансами организация получает стройный и полный цикл финансового планирования и управления бюджетами, что позволяет руководству иметь максимальные возможности для анализа и контроля бюджетов, минимизируя при этом потери времени и труда на получение и стыковку данных.

С помощью системы моделирования бизнес-процессов наши клиенты получают инструмент для оптимизации своих бизнес-процессов и имеют возможность контролировать их соответствие своей стратегии развития, при этом каждый сотрудник имеет в каждый момент времени четкое представление о степени достижения своих стратегических, тактических и оперативных целей. Система управления класса предназначена для полной автоматизации задач управления и учета в организациях среднего и крупного бизнеса, которая охватывает функции финансового менеджмента, бизнес-анализа, управления производством, движением товарно-материальных ценностей, проектами, а также отношениями с клиентами и персоналом.

У нас партнерские отношения с разработчиками системы бюджетирования и финансового управления . Наши специалисты обладают учеными степенями и званиями, подтверждающими их профессиональные знания. Мы применяем отработанные на практике экспертные методики, повышающие конкурентоспособность и прибыльность предприятий. Мы используем эффективные технологии работы, основанные на современном опыте реструктуризации предприятий в России.

Бизнес-процессы согласования документов в Битрикс24 и bpm"online sales. Договора в bpm"online sales